Sertifitseerimine toimub EKKL sertifitseerimise süsteemi alusdokumendi põhjal – EKKL sertifitseerimise aluste põhidokument

Sertifitseerimiseks esitab taotlev ettevõte EKKL-i juhatusele kutsekomisjoni nimele dokumentide paketi, mis koosneb kahest põhiosast:

• eeldusdokumendid on ühised kõigile sertifitseeritavatele ettevõtetele sõltumata sellest, millist tüüpi, klassi ja valdkonna märkeid taotletakse (nn “jutulevõtmise eeldused”)
• tasemedokumendid on koostatud ja komplekteeritud vastavalt sellele, millist sertifikaadi tüüpi, klassi ja valdkonna märkeid taotletakse

Eeldusdokumendid koosnevad sertifikaadi taotlemise avaldusest, millele lisatakse nõutavad lisadokumendid. Avalduses märgitakse ära taotletav sertifikaadi tüüp, klass ja valdkondade märked. Lisatavad dokumendid on:

• ettevõtte nimi
• aadress (postiaadress ja koduleht)
• kommunikatsioonivahendid (üldine, klienditeeninduse, eriteenuste ja avariiteenuse telefonid, faks, e-post)
• põhikirjaliselt osutatavate teenuste loetelu, mis määravad sertifitseeritava tegevusvaldkonna tüübi (haldus, hooldus, heakord, korrashoiu tervikteenus ning nende märgete valdkonnad)
• kehtiv äriregistri B kaardi koopia
• tolli- ja maksuameti tõend maksuvõlgnevuste puudumise kohta
• taotleja vabas vormis esitatud kinnitus, et tema suhtes ei ole algatatud likvideerimis- ega pankrotimenetlust ning täidab EKKL-i heade tavade koodeksi nõudeid
• maksedokument (selle koopia) sertifitseerimistasu ülekandmisest EKKL-i arveldusarvele
• ettevõtte üldtutvustus ja põhikirja koopia
• taotleja vabas vormis esitatud kinnitus halduse või hoolduse või heakorra või korrashoiu tervikteenuse põhieelduste täitmise kohta
• ettevõtte tegevuse vastutuskindlustuse poliisi koopia, mis kehtib taotletava sertifikaadi kehtivuse ulatuses ning peab hõlmama ettevõtte kõikidel objektidel teostatavate tegevuste kogumahtu (nõue kehtiv alates *** klassi taotlusest)

Tasemedokumendid on:

• Taotlejale omistatud dokumentide koopiad
• Klientidele haldus- (HA) või hooldus- (HO) või heakorra- (HK) või korrashoiuobjektidel (KK) osutatavate teenuste kaardid
• Taotleja personali koolituskava tabel
• Dokument taotleja personali ametijuhendite kohta
• Taotleja personali kvalitatiivse analüüsi tabel
• Taotleja poolt kasutatavate HA või HO või HK või KK teenuste mudelite graafilised kirjeldused
• Taotleja HA või HO või HK või KK teenuste mudelisse haaratud partnerite kvaliteeditagatiste koondtabel ja partnerite kvaliteeditagatiste tõendusdokumendid
• Taotleja lepingute koostamise ja haldamise protseduuride kirjeldus
• Haldamise (HA) või hooldamise (HO) või heakorra (HK) või korrashoiu tervikteenuse (KK) kvaliteediga seotud põhiliste juhtimise protseduuride kirjeldus
• Taotleja dokumentide ja informatsiooni ohje kirjeldus koos kasutatava tarkvara sertifikaatide koopiatega
• Taotleja objektide kvaliteediplaani näidis koos objektide loeteluga
• Taotleja näidisobjekti tööprogramm

Kõigi sertifikaadiklasside jaoks on eelpool esitatud loetelu kriteeriumidest, mis on aluseks sertifitseerimise taotluse avalduse läbivaatamisel ning hindamisel. Avaldusele lisatavad üksikdokumendid tõendavad ja kirjeldavad vastavale klassile eeldusena esitatud tingimuste täitmist. Seejuures tuleb arvestada sellega, et kõrgema klassi puhul peavad olema täidetud ka kõik need kriteeriumid, mis on olnud eelduseks madalamate klasside sertifikaatidele.

Kõigi väljastatud sertifikaatide kehtivusajaks on kolm aastat, kusjuures ühegi tähtaegselt väljastatud sertifikaadi kehtivust ei ole võimalik pikendada. Sertifikaadi kehtivuse lõppemisel on võimalus taotleda uut sertifikaati, esitades selleks uue sertifikaadi taotlemise avalduse ja tasudes sertifitseerimistasu vastavuses hinnakirjaga. Iga juba sertifitseeritud ettevõte võib sertifikaadi kehtivuse ajal taotleda enda ümbersertifitseerimist väljastatud sertifikaadi kehtivuse aja piires (näiteks tulenevalt olulistest muudatustest klienditeeninduses). Ümbersertifitseerimine seondub sertifitseeritud ettevõttepoolse uue sertifikaadi taotluse/avalduse esitamisega selleks, et saada endale kas uus olemasolevast kõrgema klassi sertifikaat või saada kehtiva sertifikaadi asemele uus sama klassi sertifikaat (st jätkata oma tegevust samal kvaliteedi tasemel) või omistatud klassi sertifikaadiga seonduva mõne nõude mittetäitmise korral saada uus olemasolevast madalama klassi sertifikaat.

EKKL haldab ettevõtetele omistatud sertifikaatide andme­baasi ja korraldab sertifikaatide kohta käiva informatsiooni avalikustamist oma kodulehel.